Il channel manager lo scegliamo, lo paghiamo e lo teniamo aggiornato noi
Il channel manager è il software che tiene un solo calendario al centro e lo replica su tutti i portali dove l’immobile è pubblicato: quando entra una prenotazione da un canale, le stesse notti si chiudono su tutti gli altri nel giro di pochi istanti. È lo strumento che rende possibile stare su più portali insieme senza finire in doppia prenotazione.
Chi cerca questa cosa per conto proprio si trova davanti a un mercato di prodotti pensati per strutture ricettive: abbonamento mensile, configurazione di tipologie e tariffe, un pannello da imparare. Per chi ha un appartamento è un investimento di tempo che non rientra, perché lo strumento va scelto, collegato canale per canale, provato e poi presidiato ogni giorno — una connessione che cade non manda nessun avviso al proprietario.
Nella gestione completa quella parte esce dalla tua vita. Lo strumento è nostro, l’abbonamento è nostro, la configurazione la fa il property manager di zona che segue l’immobile, e se qualcosa smette di sincronizzare il problema arriva a noi e non a te. Non ricevi un software da usare: ricevi un calendario che funziona.
Il channel manager per le case vacanze non è quello degli hotel
Un albergo vende trenta camere equivalenti e può permettersi di lasciarne libera una; una casa vacanze vende un’unità sola, e ogni notte non venduta è persa per sempre. Per questo qui contano impostazioni diverse: soggiorno minimo, giorni di arrivo ammessi, finestra di prenotazione, distanza fra un check-out e il check-in successivo.
Sono anche le impostazioni che creano i buchi di calendario. Un soggiorno minimo di cinque notti tenuto fermo tutto l’anno lascia scoperti gli intervalli da tre e quattro notti fra due prenotazioni, che in bassa stagione sono gran parte della domanda; abbassarlo dappertutto, al contrario, riempie luglio di weekend corti e ti porta via le due settimane piene. La regola giusta cambia con il mese, con il giorno della settimana e con quello che è già a calendario.
Chi segue il tuo immobile ritocca quelle regole man mano che la stagione si riempie, invece di impostarle a marzo e non guardarle più. E le tiene insieme al lavoro fisico: fra un ospite e l’altro devono restare le ore per pulizie e cambio biancheria, che facciamo con la nostra squadra, quindi il calendario e la squadra si muovono sullo stesso orario.
Il calendario di Airbnb si aggiorna ogni tre ore, e in mezzo ci sta l’overbooking
Collegare i calendari con un file iCal è la strada gratuita che quasi tutti provano per prima, e regge finché il traffico è basso. Il limite non è un errore di configurazione, è dichiarato: il calendario collegato si aggiorna automaticamente ogni tre ore, e sono ammessi solo indirizzi che finiscono in .ics.
Tre ore sono un’eternità nel ponte di primavera o nei giorni in cui una città si riempie per un evento. Fra la prenotazione che entra su un portale e il momento in cui l’altro chiude quelle stesse notti resta una finestra in cui l’appartamento risulta libero due volte, e in quella finestra la seconda prenotazione arriva davvero. Con tre canali collegati a mano le finestre si moltiplicano invece di sommarsi.
Un collegamento in tempo reale non è la stessa cosa di un file riletto a intervalli: le notti si chiudono nell’istante in cui la prenotazione entra, non al giro successivo. È la differenza fra sperare che non capiti e sapere che non capita.
Sincronizzare Airbnb e Booking.com a mano è un lavoro che non finisce mai
Chi gestisce da solo comincia quasi sempre da due canali e li tiene allineati a vista: apre l’uno, guarda l’altro, blocca le date. Regge per qualche settimana, poi arriva la sera in cui hai risposto tardi, o il giorno in cui chiudi le date sbagliate perché stavi guardando il mese dopo.
Tenere insieme quei due calendari, però, copre solo una parte del problema, perché i canali che portano prenotazioni non sono due. L’annuncio multilingua che pubblichiamo va sui principali portali di prenotazione e ognuno porta un pubblico suo: da uno arrivano soprattutto stranieri, da un altro i soggiorni lunghi, da un altro ancora le prenotazioni sotto data. Più canali significa più occupazione, ma solo se il calendario dietro è uno solo.
E c’è la parte che nessuna sincronizzazione risolve da sé: le date che vuoi per te. Quelle non le decide uno strumento, le decidi tu, e restano chiuse su tutti i portali insieme finché non ci dici il contrario. È la ragione per cui l’immobile resta tuo anche mentre lavora.
Overbooking su Airbnb: la penale non è il danno peggiore
Quando salta fuori una doppia prenotazione qualcuno deve essere cancellato, e a pagare è chi ospita. Airbnb addebita all’host che cancella un costo di cancellazione trattenuto dai compensi successivi, blocca il calendario sulle date cancellate e, nei casi più gravi o ripetuti, può sospendere l’annuncio o l’account e far perdere lo stato di Superhost; l’importo parte da una soglia minima fissa e cresce quanto più la cancellazione è vicina all’arrivo.
Il conto vero però arriva dopo. Le notti cancellate restano bloccate sul calendario, quindi non le rivendi a nessun altro: la penale la paghi e il periodo lo perdi lo stesso. A metà agosto o dentro un ponte è la differenza fra una settimana venduta e una settimana che non esiste più.
Su questo non c’è margine di recupero, ed è il motivo per cui il calendario non lo affidiamo a un file che si aggiorna quando può. Le notti si chiudono ovunque nello stesso momento in cui la prenotazione entra, e chi segue l’immobile se ne accorge prima dell’ospite.
Un gestionale per affitti brevi non risponde alle richieste degli ospiti
Un software di gestione per case vacanze fa benissimo quello che è: tiene i calendari, produce i rendiconti, ordina le prenotazioni. Non decide se accettare a giugno una richiesta di soggiorno lungo a tariffa bassa, non tratta con l’ospite che chiede il check-in alle undici di sera e soprattutto non scrive per primo.
Sulle prenotazioni la velocità di risposta si vede subito nei numeri: chi chiede informazioni sta guardando altre tre case nello stesso momento, e una risposta che arriva la mattina dopo trova una persona che ha già prenotato altrove. Per questo l’assistenza sugli alloggi che seguiamo è attiva 24 ore su 24, sette giorni su sette, ed esiste per massimizzare il tasso di occupazione: è esattamente il pezzo che un gestionale, da solo, non copre.
Il resto del lavoro sta nel prezzo. Le tariffe si modificano ogni giorno in base a eventi, stagionalità e a quanto è già pieno il calendario, perché la stessa notte a novanta giorni dall’arrivo e a cinque giorni dall’arrivo non vale la stessa cifra. È un mestiere quotidiano, non una configurazione iniziale, ed è la ragione per cui quello che ti diamo non è l’accesso a un pannello ma una persona che segue l’immobile.
